Lavoro online da casa i migliori tool per meeting

Lavoro online da casa, i migliori tool per meeting

Attrezzarsi in pochi giorni per videoconferenze a distanza, nei giorni del Coronavirus, è semplice e spesso a costo zero. Ecco i migliori programmi disponibili.

Con l’adozione delle misure per contrastare la diffusione del Covid-19, si sono riaccesi i riflettori sul lavoro online da casa, il cd smart working. Se per i freelance lavorare da remoto, sfruttando i software più innovativi, è la normalità da diversi anni, per alcune categorie di lavoratori rappresenta invece una novità. Soprattutto per quanto riguarda lo svolgimento di videoconferenze, workshop e tutto ciò che va oltre il semplice scambio di mail.

Quali sono i tool più utilizzati per i meeting a distanza?

Cisco Webex

Webex di Cisco è un’applicazione professionale, disponibile sia in versione desktop che mobile, che consente di effettuare meeting, eventi e video training online. Può essere usato sia con il wi-fi che con la connessione dati. Le ultime versioni ne hanno esteso l’impiego anche in ambito scolastico e universitario. Webex è apprezzato per la qualità elevata dei video e per la funzionalità mobile, che consente di muovere lo schermo in tempo reale per mostrare chi parla. Tra i plus, la possibilità di scambiare documenti, file e immagini in una risoluzione HD molto performante. Per l’emergenza Coronavirus, Cisco ha esteso il periodo gratuito di prova in tutti i Paesi in cui è possibile utilizzare il programma.

Queste le funzionalità aggiuntive disponibili anche con la versione gratuita:

  • Nessun limite di tempo per le riunioni (prima il massimo era 40 minuti);
  • Consente un numero di partecipanti fino a 100 (invece di 5);
  • Permette di collegarsi attraverso l’abbonamento telefonico, e non più solo in VoIP.

I dettagli dell’offerta sono consultabili sul sito ufficiale di Cisco Webex. Per aderire, invece, ad un’agevolazione ad hoc per le scuole, basta collegarsi alla pagina Solidarietà Digitale dell’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale – Presidenza del Consiglio dei Ministri). Qui sono raggruppate tutte le iniziative gratuite per avvicinare aziende e lavoratori al mondo dello smart working, in questo momento così delicato.

Zoom Cloud Meetings

Tra i migliori strumenti per le riunioni online, è versatile e semplice da utilizzare. È una piattaforma pensata per web conference di ogni tipo, anche in questo caso sia da pc che su smartphone. Oltre che per la qualità audio-video, si caratterizza per alcune funzionalità. Non è necessario, ad esempio, che tutti i partecipanti siano registrati al servizio. Basta che l’organizzatore invii un link e si accede direttamente da browser. Se la casa è in disordine, si può usare la funzione Virtual Background per avere uno sfondo fotografico alle spalle. Chi coordina le interazioni con Zoom, inoltre, ha una serie di strumenti per gestire il pubblico:

  • Potrà attivare o disattivare il video e/o il microfono dei partecipanti;
  • Registrare la sessione, così da poterla rivedere a piacimento e condividerla con i colleghi.

GoToMeeting

Consente di pianificare, avviare e gestire una videoconferenza in ogni luogo, in qualsiasi momento e su ogni dispositivo. Dopo un periodo di prova gratuito di due settimane, si sceglie il piano tariffario più adatto. La piattaforma, dall’interfaccia intuitiva, permette la condivisione dello schermo. Significa che gli utenti, durante i lavori, potranno scambiarsi immagini, presentazioni e altri documenti. È inoltre possibile cedere il controllo del proprio PC per eventuali dimostrazioni del funzionamento del software.

Microsoft Teams

Anche il colosso di Redmond si è attivato per l’emergenza Coronavirus. Infatti, ha esteso a tutti e fino a sei mesi il periodo gratuito di prova del tool per i meeting in diretta. Bastano pochi clic per attivare la chat con i colleghi, avviare una video riunione immediata, ottenere spazio di archiviazione dei documenti (personali e del team di lavoro) e la collaborazione con la suite Office 365.

Google Hangouts Meet

Un altro tool per il lavoro online da casa, è uno dei servizi compresi nei pacchetti G Suite e G Suite for Education, all’interno dei quali troviamo anche gli applicativi più noti come Gmail, Google Drive e Google Calendar. Hangouts Meet è adatto sia in ambito lavorativo che scolastico. Dà la possibilità di gestire con semplicità riunioni virtuali a cui possono connettersi fino a 250 persone contemporaneamente.

Inoltre, si possono organizzare videoconferenze da trasmettere in streaming fino a un massimo di 100.000 spettatori. Per agevolarne l’utilizzo durante l’emergenza Coronavirus, Google ha deciso di rendere gratuito il software fino al primo luglio 2020. Tuttavia, la promozione è riservata solo a chi aveva già sottoscritto un abbonamento G Suite o G Suite for Education, che non dovrà versare la quota mensile normalmente prevista per il servizio.

I consigli per gestire un meeting online

La scelta del tool più adatto per lavoro online da casa è il primo passo per poter lavorare in tranquillità anche da remoto. Coordinare i tempi, le persone e l’utilizzo degli strumenti a disposizione, però, è altrettanto importante. Alcuni preziosi consigli arrivano da Methodos Group SpA, società internazionale di consulenza specializzata nel change management organizzativo.

Non affrontare un numero eccessivo di argomenti

Le interazioni virtuali sono spesso più proficue di quelle in presenza, ma anche più impegnative. Di conseguenza, è preferibile limitarsi agli scambi davvero fondamentali e necessari per produrre risultati concreti.

Creare un team di facilitazione

Se necessario – ovvero se gli obiettivi, i materiali da condividere e il numero di persone da coinvolgere lo richiedono – creare un team di facilitazione. Includerà un coordinatore dei lavori, un responsabile dei contenuti da produrre e fornire a dipendenti e collaboratori e un tecnico IT che sovraintenda al funzionamento della piattaforma tecnologica. Chi si occuperà dalla produzione dei contenuti adatterà, attraverso la compressione, il formato dei materiali (presentazioni, video, immagini, ecc.) per ridurre la necessità di banda di trasmissione.

Non lasciare nulla al caso

I suggerimenti per gestire al meglio un meeting online in smart working non finiscono qui. È opportuno, infatti, condividere in anticipo con i partecipanti un reminder con obiettivi, temi e materiali da discutere durante la web conference. Il giorno prima, testare il collegamento e le funzionalità del software scelto con almeno due partecipanti. Se i colleghi coinvolti non hanno mai lavorato da remoto, chiedere loro di verificare banda e connettività con il dovuto anticipo. Per quanto riguarda l’ambiente fisico di lavoro, invitarli ad avere una scrivania libera dal disordine. Nel giorno stabilito, pianificare dieci minuti di “accoglienza”, prima dell’inizio ufficiale della riunione, per verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video.

Rispettare le regole di etichetta

Non bisogna trascurare, infine, le regole di etichetta: parlare uno alla volta e a due terzi della velocità normale. Scandire bene le parole usando frasi semplici e brevi. Annunciare se si ha la necessità di scollegarsi dal meeting.



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