10 regole per scrivere email efficaci

Mail, e-mail o email?

Ne scriviamo decine al giorno…ma qual è la corretta ortografia?  La risposta giusta è “email”.
La guida dell’Associated Press, associazione che detta le regole di stile ai giornalisti inglesi, ha stabilito infatti che si scrive email.

Quante email scriviamo ogni giorno?

La prima email fu spedita circa 40 anni fa. La data precisa è dubbia, ma il padre dell’email, l’informatico Ray Tomlinson, ritiene che il primo invio sia da fissare tra novembre 1971 e marzo 1972.

Oggi vengono scambiate ogni giorno sul web almeno 107 triliardi di email.  E anche se lo stile si è con il tempo adattato, anche se secondo molti l’email è in crisi e risente della concorrenza di chat, messaging e social network, il presente resta saldamente ancorato all’invio di posta elettronica.
Infatti le nostre mailbox straripano: secondo una recente ricerca firmata dalla società di servizi Internet Boomerang spendiamo ogni giorno 2 ore e mezzo in media per affrontare più di 140 email.
Risultato? Non abbiamo mai speso tanto tempo cercando di mettere ordine nelle nostre Inbox. Inoltre è vero che la scrittura al femminile è ricca…anche di parole, per cui spesso le email scritte da noi donne sono più lunghe, da scrivere, da leggere e da valutare per la cancellazione definitiva!

Come migliorare l’uso quotidiano delle email?

Intanto, dedicandogli il tempo utile e necessario. Non tutto il tempo!
Capita anche a te di avere l’impressione di non aver combinato nulla, ma aver solo dato retta al botta/risposta nella tua inbox personale o in quella del lavoro?
Stare sempre attaccati alla posta elettronica a leggere-rispondere è la maniera migliore per consumare tutto il tempo.
Spesso, una risposta data dopo 5 ore o 5 giorni vale quanto una risposta data dopo 5 minuti. Anzi, a volte è una risposta migliore.

Come rendere sempre più efficaci le email?

Ecco una prima preziosa indicazione: facendosi un pò di domande, prima di iniziare a scrivere:

• Che cosa voglio ottenere da questa mail?
• Quali sono i risultati e le informazioni di ritorno che voglio? Il destinatario ha tutti gli elementi per darmi una risposta?
• Ho omesso informazioni necessarie? Ho inserito dettagli inutili per l’obiettivo?

E se invece hai l’abitudine di scrivere prima e chiarirti le idee poi , usa queste domande per fare una piccola verifica…almeno subito prima di schiacciare il tasto Invia!

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 Scrivere email efficaci: un utile decalogo

Scrivere in modo efficace è un allenamento continuo, è un insieme di regole, tecniche e creatività. E se la creatività è soggettiva, partiamo da alcune semplici regole valide per tutte le email, per tutti i mittenti e per tutti i destinatari:

1. Con chi devo parlare? Concentrati sull’interlocutore: qualunque cosa tu voglia comunicare, scrivi pensando ai destinatari e non solo al tuo stile e ai tuoi bisogni.
2. A quante persone interessa? Limita i nomi dei destinatari in “to” e in “cc”: un’email occupa spazio nella mente del destinatario e anche spazio fisico nella sua casella di posta.
3. Perché dovrebbe leggere la mia email? Sintetizza il messaggio nell’oggetto. Che tristezza le email con la riga oggetto vuota! Il subject è un’esca: in quella riga si può condensare l’intero obiettivo del messaggio. L’importante è che sia breve, esplicito e preciso. Fai attenzione anche al saluto iniziale.
No alle false e antiquate forme di “falsa cortesia” e alle abbreviazioni tipiche delle lettere commerciali: carissimi, egregio, gent.ma sig.ra. Ce lo conferma anche il giornalista Beppe Severgnini nei suoi tweet sul tema #mailsurvival: [dup_immagine align=”aligncenter” id=”21216″]

4. Posso dirlo con meno parole? Scrivi in modo sintetico e potente. Condensa il messaggio in una sola schermata.
5. E se ho bisogno di più spazio? Usa gli elenchi: inizia con un indice per punti. In questo modo chi è interessato al punto 4 saprà subito dove cercare.
E se questo non bastasse, chiediti: “è davvero l’email il canale più adatto per questo messaggio?” A volte è più efficace inserire nell’ email solo una sintesi e inserire un link o un documento di specifiche (purché non troppo pesante).
6. Qual è la cosa più importante che voglio dire? Struttura il testo: decidi dove inserire le informazioni più utili al destinatario. Pochi lettori amano scrollare in fondo allo schermo per cercare il messaggio-chiave. Se l’email contiene una brutta notizia o un rifiuto, è più efficace inserirli nel mezzo. Apri e chiudi in maniera soft: è un modo per alleggerire la notizia negativa. E se vuoi ricordare al destinatario qualcosa che dovrà fare, inserisci anche in fondo la call to action finale.
[dup_immagine align=”alignright” id=”21205″]7. Leggeranno la mia e-mail con piacere? Fai in modo che il testo sia anche graficamente vivace e leggero: leggere sullo schermo stanca molto più che sulla carta.
Nei messaggi più lunghi o densi di contenuto, dividi il testo in brevi paragrafi, titolini, spazi bianchi. Usa con moderazione il grassetto e i colori.
8. Scrivo di fretta? Controlla refusi e qualità del testo. Scrivi testi brevi e veloci, ma non trascurati. Un errore è perdonabile, (soprattutto se scriviamo da uno dei dispositivi touch così di moda), ma 3 sono già troppi. Se hai appena finito di scrivere, non cliccare subito su “invio”. Rileggi, valuta i dubbi che può suscitare, ripuliscilo e infine invia.
9. Sono “a tono”? Rispondi con il tono più adeguato:  mantieni toni pacati. Soprattutto al lavoro, rispondere con email feroci in un momento di rabbia amplifica il tono dei conflitti. Ricorda che l’email può essere riletta e avere effetti imprevisti, anche a distanza di tempo: evita di rispondere quando sei irritato. E ricorda: sul web usare il maiuscolo equivale ad urlare.

E infine ricorda:

10. Ignora oguna di queste regole, se e quando serve!