Come organizzare e tenere in ordine la scrivania

Secondo Oscar Wilde una scrivania ordinata è "sintomo di una mente malata", ma un piano di lavoro ben organizzato è di grande aiuto nel lavoro e senza dubbio non guasta in ufficio per una buona opinione di capo e colleghi

Scrivania organizzata e in ordine
Una scrivania organizzata e in ordine aiuta a lavorare bene e fa fare bella figura con il capo

Se siete di quelli che per trovare una pratica importante sulla scrivania devono scavare tra pile di documenti, depliant pubblicitari, tazze del caffè sporche, riviste, libri, carta e fogli di ogni genere, allora il vostro tavolo da lavoro deve necessariamente essere pulito, ordinato e riorganizzato, in modo da non ricadere subito nel caos. Un’operazione impegnativa, ma utilissima dal punto di vista dell’efficienza professionale e dell’immagine, a maggior ragione se il desk incriminato è quello dell’ufficio.

Scrivania ben organizzata: come fare

Scrivania ordinata
Una scrivania ordinata presenta sul piano di lavoro solo pochi oggetti, per lo più necessari all'attività professionale
C’è chi parla di disordine organizzato e chi sostiene di non avere difficoltà a trovare al primo colpo quello di cui ha bisogno tra documenti e carte sparse a spaglio sulla scrivania, ma è innegabile che un desk in ordine è fondamentale per lavorare bene e in maniera proficua. Certo, organizzare il tavolo da lavoro richiede tempo e pazienza, ma un volta fatto il risultato dura a lungo e può essere mantenuto con pochi e basilari accorgimenti.

Per prima cosa è necessario togliere tutto dalla scrivania, riponendo il materiale presente sul piano di lavoro e in cassetti e vani all’interno di scatoloni, e pulire accuratamente con un detergente appropriato in base al materiale di cui è fatto il tavolo da lavoro. Lo step successivo consiste nell’affrontare uno scatolone alla volta: carte e documenti vanno esaminati e catalogati in appositi raccoglitori in base ad argomento e data, immaginando di riservare uno spazio sul desk per quelli attuali e di archiviare nei cassetti i più vecchi, mentre i fogli che non servono possono essere buttati oppure utilizzati come carta da riciclo, sistemandoli in un’apposita vaschetta. La cancelleria deve essere raccolta in un portapenne, da cartella o da scrivania in base allo spazio a disposizione sul piano, e il materiale che non sta nel portapenne riposto in ordine in un cassetto, utilizzando un apposito raccogli-oggetti oppure una scatola. Effettuate queste operazioni, il passo seguente prevede di posizionare il computer in modo da avere sufficiente spazio per le braccia e mantenere una posizione seduta corretta. Se il pc è fisso, il case va messo sotto la scrivania o di fianco.

Una volta organizzato il desk, per fare durare l’ordine bastano alcuni semplici accorgimenti: evitare di appoggiare troppi oggetti superflui sul piano, mettere al loro posto in base al sistema di catalogazione/archiviazione adottato carte, fogli e cancelleria a fine lavoro e pulire con un panno e del detergente le superfici una volta ogni due o tre giorni.

Come avere una scrivania dell’ufficio organizzata e in ordine

Mantenere la scrivania dell’ufficio ben organizzata e in ordine non serve solo a lavorare meglio, ma anche a comunicare a colleghi e superiori l’immagine di una persona efficiente e affidabile.

Per un desk a prova di boss, la prima cosa da fare è munirsi di faldoni e/o raccoglitori e vaschette impilabili: nei primi vanno inseriti i documenti riservati, per tipo e data, avendo cura di indicare in etichetta il contenuto, mentre nelle seconde possono essere riposte le pratiche da evadere nell’immediato, modelli da compilare e in generale carte che non sono protette da privacy. Una vaschetta impilabile, infine, va riservata ai fogli da riciclo.

La cancelleria va raccolta  in un apposito portapenne da tavolo, che deve contenere, insieme a penne, matite e gomme di ordinanza, anche nastro adesivo, salvabuchi, pinzatrice con relativi punti e spinzatrice, graffette, righello, forbici e/o cutter, temperamatite e bianchetto, oltre a una penna USB. Sul piano della scrivania dell’ufficio non può quindi mai mancare un calendario, mentre fogli, quaderni e oggetti che possono essere utili, ma che non rientrano nel novero degli strettamente necessari, vanno riposti nei cassetti, dove trovano anche posto – in uno spazio dedicato a parte – eventuali effetti personali e snack. Infine, i cavi dei vari dispositivi (pc, stampante, telefono, ecc) possono essere messi in ordine con un apposito passacavi oppure facendoli passare nelle orecchie delle mollette per i fogli, pinzando queste ultime al retro del piano da lavoro della scrivania o a una gamba della stessa.

“Una scrivania in ordine è sintomo di una mente malata”

Oscar Wilde in aiuto di tutti i disordinati cronici: al grande autore irlandese, infatti, è attribuito un aforisma secondo il quale “una scrivania in ordine è sintomo di una mente malata“.

Scrivania disordinata
Scrivania disordinata? Indice di creatività!
Un’affermazione perentoria, che sdogana il caos come ambiente ideale per pensare e produrre, alla quale si accompagna la credenza che vuole che Albert Einstein lavorasse su un desk dove carte, fogli e libri giacevano alla rinfusa, impilati gli uni sugli altri. Ma le cose stanno davvero così?

Al di là di frasi a effetto e storie più o meno reali, uno studio condotto nel 2013 da un team della Carlson School of Management dell’University of Minnesota guidato da Kathleen D. Vohs ha rilevato che, in generale, le scrivanie disordinate favoriscono il pensiero creativo, mentre quelle ordinate “promuovono scelte sane, che potrebbero portare ad un miglioramento della vita aiutando le persone a seguire le regole sociali e aumentare il benessere“. Un’equa via di mezzo, che non dà una risposta definitiva, ma che offre un interessante spunto di riflessione su cui basarsi per organizzare o ‘disorganizzare’ il proprio tavolo da lavoro in relazione all’attività che si è chiamati a svolgere.

 

 


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